Privacybeleid

Scouting Raamsdonksveer verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Raamsdonksveer via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Inschrijfformulier

Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat NAW*-gegevens van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (SOL). Het formulier wordt bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving.

*   Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, naam ouder/verzorger en toestemming foto’s geregistreerd.

Gezondheidsformulieren

Scouting Raamsdonksveer hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per speltak hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na overvliegen vernietigd.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een overzicht van registratie en betalingen. De gegevens worden op papier of digitaal bewaard op Google-drive en beheerd door het team. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële Administratie

In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie (Scouts Online).

Binnen de groep en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeesters van groep en stichting, speltak penningmeesters (tevens leiding) alleen voor hun speltak, leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).

Contactlijsten

Iedere speltak kan beschikken over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Deze worden op papier of digitaal bewaard op Google-drive en beheerd door het team. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Raamsdonksveer maakt gebruik van e-mail waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.scoutingrveer.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Raamsdonksveer maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Raamsdonksveer en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Ter beveiliging van het gebouw en terrein worden er beelden opgenomen door beveiligingscamera’s. Deze beelden blijven 11 dagen bewaard. De beelden worden uitsluitend bij calamiteiten terug gekeken

Verhuurcontracten

Voor het verhuur worden contracten opgesteld, in dit contract staan NAW en contact gegegevens vermeld. Uiterlijk 2 maanden na de verhuur periode worden deze contracten vernietigd.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Raamsdonkveer is terug te vinden via www.scoutingrveer.nl en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@scoutingrveer.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Raamsdonksveer binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretariaat@scoutingrveer.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.